Ticket-Lösung mit Gäste-Verwaltung

Durch die Kooperation mit Mindset hat die Wirtschaftskammer Baselland ein massgeschneidertes Ticketing- und Verwaltungssystem für den «Tag der Wirtschaft» entwickelt.

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Individuelle Software-Entwicklung
Prototyping
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Mit dem System bietet die Wirtschaftkammer Baselland seinen Gästen des «Tag der Wirtschaft» nicht nur ein verbessertes Erlebnis durch die Buchung von Tickets und die Reservierung für das VIP-Dinner, sondern reduziert auch den internen administrativen Aufwand durch Automatisation. Dadurch bietet es den Gästen ein nahtloses und verbessertes Erlebnis, das speziell auf die Bedürfnisse der Veranstaltung zugeschnitten ist.

Ausgangssituation

Der Tag der Wirtschaft in der St. Jakobshalle Basel stellt die grösste Veranstaltung seiner Art in der Region Basel dar und zählt zu den grössten Wirtschafts- und Politiknetzwerkveranstaltungen der Schweiz. Etwa 3.000 Besucher nehmen an diesem prestigeträchtigen Event teil, von denen 750 sich zusätzlich am exklusiven VIP-Networking-Dinner beteiligen.

Herausforderung

Die Erwartungen an ein nahtloses Kundenerlebnis und effiziente interne Abläufe waren sehr hoch. Es galt, eine Lösung zu schaffen, die den spezifischen Anforderungen der Veranstaltung gerecht wird, um eine optimale Betreuung der Teilnehmer zu gewährleisten. Keine der verfügbaren Standardlösungen konnte diese komplexen Anforderungen erfüllen, was eine massgeschneiderte Entwicklung erforderlich machte.

Lösungsansatz

Um die besonderen Anforderungen der Wirtschaftskammer Baselland für den Tag der Wirtschaft optimal zu erfüllen, haben wir einen umfassenden Ansatz gewählt, der tiefes Verständnis für die Bedürfnisse der Gäste und der Nutzer mit schneller und flexibler Entwicklung verbindet. Unser Ziel war es, ein nahtloses Erlebnis für die Gäste zu schaffen und den internen Aufwand erheblich zu reduzieren. Durch schnelle Anpassungen und kontinuierliche Verbesserungen haben wir eine massgeschneiderte Lösung entwickelt, die nicht nur funktionell ist, sondern auch echten Mehrwert bietet. Diese Vorgehensweise ermöglicht es uns, stets auf Nutzerfeedback einzugehen und so ein herausragendes Produkt zu liefern, das sowohl benutzerfreundlich als auch effizient ist.

Umsetzung

Modulare Multi-Event Lösung

Die entwickelte Lösung ist modular aufgebaut und ermöglicht eine flexible Anwendung für unterschiedliche Veranstaltungen ohne zusätzliche Programmierung.

Vielseitige Ticket-Shops inkl. Checkout und Payment

Es können mehrere spezifische Ticket-Shops für verschiedene Zielgruppen eingerichtet werden. Diese Shops erlauben die Zuordnung verschiedener Ticket-Typen mit individuellen Preisen, Beschreibungen und Gültigkeiten. Tickets werden automatisch generiert und direkt über eine Email-Schnittstelle an den Käufer versandt.

Gästeverwaltung durch VIP-Ticketkäufer

Käufer von VIP-Tickets können ihre Gäste für das VIP-Dinner in einem dedizierten Bereich verwalten und spezielle Präferenzen wie Diätwünsche oder Allergien hinterlegen.

Intuitive Bestellungsverwaltung und Auswertungen

Administratoren erhalten Zugang zu einem Portal, über das sie jederzeit den Status der Bestellungen und Gästeverwaltung einsehen und verwalten können. Zudem haben sie Zugriff auf ein Dashboard, das zentrale Kennzahlen und Statistiken zu einzelnen Veranstaltungen bereitstellt, um die Effizienz der Eventplanung zu optimieren.

Ergebnisse

Das massgeschneiderte Ticketing- und Verwaltungssystem, entwickelt in Zusammenarbeit mit Mindset, hat zu einer deutlichen Vereinfachung des Buchungsprozesses und der VIP-Dinner-Reservierungen geführt. Dies führte zu einer signifikanten Reduktion des internen administrativen Aufwands und verbesserte das Erlebnis für die Gäste erheblich. Durch die flexible Anwendung der modularen Lösung wurde zudem die Effizienz der Eventplanung optimiert, was in einer höheren Gästezufriedenheit resultierte.

Lessons Learned

Die Erfahrung zeigte, wie wichtig es ist, eng mit Endnutzern zusammenzuarbeiten, um deren Bedürfnisse und Erwartungen genau zu verstehen. Die modulare und flexible Struktur der Lösung erlaubte es, schnell auf Feedback zu reagieren und Anpassungen vorzunehmen, was für die kontinuierliche Verbesserung des Systems entscheidend war. Die Integration verschiedener Ticket-Shops und die Automatisierung wesentlicher Prozesse haben sich als besonders wertvoll erwiesen, um auf die spezifischen Anforderungen verschiedener Veranstaltungen eingehen zu können.

Was unsere
Kund:innen sagen

Die Zusammenarbeit mit Mindset hat uns bei der Wirtschaftskammer Baselland ermöglicht, eine massgeschneiderte Lösung für den Tag der Wirtschaft zu entwickeln, die nicht nur die Ticketbuchung und das VIP-Gästemanagement vereinfacht, sondern auch den internen Verwaltungsaufwand erheblich reduziert hat. Dank der Transparenz, dem Vertrauen und dem Respekt, die Mindset in jedem Schritt des Prozesses gezeigt hat, konnten wir sicherstellen, dass das Produkt genau unseren Bedürfnissen entspricht. Die agile Herangehensweise von Mindset hat es uns ermöglicht, schnell auf Feedback zu reagieren und die Lösung kontinuierlich zu verbessern, was zu einer erheblichen Steigerung der Zufriedenheit unserer Gäste geführt hat. Wir schätzen Mindset alszuverlässigen Partner, der sich nicht nur technisch, sondern auch in der kundenspezifischen Anpassung und im kreativen Problemlösen als hervorragend erwiesen hat. Ihr Ansatz hat uns geholfen, unsere Prozesse zu optimieren und unsere Veranstaltungen erfolgreicher zu gestalten

Valentim Vilar

Leiter Marketing & Sales - Wirtschaftskammer Baselland